Ajouter et gérer un collaborateur dans Leadgains

Bref aperçu

Ouvrez directement My Staff dans app.ldgns.be. Vérifiez d’abord que vous travaillez dans le bon compte. Depuis cette page, vous pouvez ajouter un nouvel employé ou gérer les utilisateurs existants.

Pour un nouvel utilisateur, il faut au minimum un prénom, un nom et une adresse e-mail. Ensuite, choisissez le bon rôle, activez uniquement les permissions nécessaires et configurez si besoin la disponibilité, le calendrier, les paramètres d’appel et les notifications.

Explication vidéo

Regardez la walkthrough si vous voulez suivre tout le processus à l’écran, de User Info à Roles & Permissions et aux onglets utilisateur supplémentaires.

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Cette vidéo est en néerlandais. Cliquez sur l'icône d'engrenage dans le lecteur vidéo, activez Closed Captions et choisissez French dans Caption Language.

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Prérequis

Accès au bon compte Leadgains avec le droit de gérer My Staff.
Au minimum le First Name, le Last Name et l’Email du collaborateur.
Éventuellement des informations supplémentaires comme le numéro de téléphone, un calendrier personnel ou les préférences de notification si vous voulez les configurer tout de suite.

Étapes

Étape 1 - Ouvrez Settings > My Staff

Ouvrez directement My Staff dans app.ldgns.be, ou dans Leadgains allez dans Settings puis ouvrez My Staff. Depuis cette page, vous pouvez créer un nouvel utilisateur ou rouvrir un collaborateur existant pour ajuster ses données, ses droits et d’autres paramètres.

Étape 2 - Remplissez les informations utilisateur

Dans User Info, indiquez au minimum First Name, Last Name et Email. Le numéro de téléphone et l’extension sont optionnels. Vous pouvez aussi ajouter une image de profil et connecter plus tard un calendrier ou une signature e-mail.

Cliquez ensuite sur Next ou passez à l’étape des permissions, selon la manière dont votre écran présente ce flux.

Écran User Info dans My Staff avec les champs obligatoires First Name, Last Name et Email — Pour un nouveau collaborateur, le prénom, le nom et l’adresse e-mail sont les minimums requis pour commencer.

Étape 3 - Choisissez le rôle et configurez les permissions

Ouvrez Roles & Permissions et choisissez d’abord le bon User Role. Admin donne plus de droits que User, donc utilisez-le seulement si le collaborateur a réellement besoin de droits de gestion plus larges.

Utilisez ensuite la barre de recherche et les interrupteurs pour n’activer que les modules nécessaires. Vous pouvez gérer des permissions pour des éléments comme Search, AI Agents, Account Settings, Account Tools, AI Studio, Automation, Blogs, Calendars, Contacts, Conversations, Forms, Funnels, Integrations, Marketing, Memberships, Opportunities, Orders, Payments, Products, Quizzes, Reputations, Subscriptions, Surveys, Taxes, Transactions et WordPress.

Si vous voulez donner exactement les mêmes droits qu’à un autre utilisateur, utilisez Copy Permissions dès qu’un utilisateur de référence est déjà bien configuré. Cela copie toute la configuration des permissions vers le nouvel utilisateur.

Utilisez Restrict data visibility to only assigned data lorsqu’un collaborateur ne doit voir que les contacts ou données qui lui sont attribués.

Écran Roles and Permissions avec User Role et bouton Copy Permissions — Choisissez d’abord le bon rôle, puis utilisez Copy Permissions si vous voulez réutiliser une configuration existante.

Écran des permissions avec barre de recherche et exemple de bascule AI Agents — Travaillez avec la recherche et les bascules pour garder l’écran clair et n’activer que les permissions utiles.

Étape 4 - Enregistrez l’utilisateur et gérez les actions de base

Cliquez sur Save pour créer l’utilisateur. Ensuite, vous pouvez rouvrir ce collaborateur pour ajuster ses données ou ses permissions.

Si le collaborateur n’a pas reçu l’e-mail de vérification, renvoyez-le via Verification Email. Dans les mêmes paramètres utilisateur, vous pouvez aussi modifier le mot de passe. Pour changer l’utilisateur, ouvrez l’icône crayon. S’il n’est plus nécessaire, supprimez-le avec Delete.

Écran My Staff avec navigation latérale et bouton Verification Email pour un utilisateur existant — Pour un utilisateur existant, vous pouvez renvoyer l’e-mail de vérification et naviguer rapidement entre les différents onglets utilisateur.

Étape 5 - Facultatif : finalisez les paramètres avancés

Cette étape est facultative et n’est pas nécessaire pour créer un collaborateur. Utilisez ces paramètres avancés uniquement si vous voulez configurer des détails supplémentaires par utilisateur :

Call & Voicemail Settings : attribuez un numéro personnel et gérez les paramètres liés aux appels.
User Availability : définissez quand cet utilisateur est disponible.
Calendar Configuration : connectez un calendrier personnel si chaque collaborateur travaille avec son propre calendrier.
Notification Settings : choisissez quelles notifications l’utilisateur reçoit et si elles arrivent dans l’application, par e-mail ou par SMS.

Problèmes courants

Quels champs sont obligatoires pour créer un collaborateur ?

Il faut au minimum First Name, Last Name et Email. Le numéro de téléphone, l’extension, le calendrier et les autres options sont facultatifs.

Quand faut-il choisir Admin et quand User ?

Choisissez Admin uniquement pour les personnes qui ont réellement besoin de droits de gestion plus étendus. Pour la plupart des collaborateurs, User suffit, avec seulement les modules qu’ils utilisent réellement.

Puis-je copier les permissions d’un autre utilisateur ?

Oui. Utilisez Copy Permissions dès qu’un utilisateur de référence correctement configuré existe déjà. Cela copie sa configuration de permissions vers le nouveau collaborateur.

Le collaborateur n’a pas reçu l’e-mail de vérification. Que faire ?

Rouvrez l’utilisateur dans My Staff et cliquez sur Verification Email pour le renvoyer. Si nécessaire, vous pouvez aussi y réinitialiser ou modifier le mot de passe.

À quoi servent les onglets supplémentaires comme Availability et Notification Settings ?

Ces onglets gèrent la configuration personnelle du collaborateur : disponibilité pour les appels, horaires, connexion calendrier et mode de réception des notifications.