Conversations & afspraken

Afspraak maken vanuit Conversations

Gebruik deze SOP wanneer je tijdens een gesprek meteen een afspraak wilt boeken, verzetten, annuleren of op No show wilt zetten.

Gepubliceerd Laatst bijgewerkt: 23 mei 2026 Geschatte tijd: 6 minuten

Kort overzicht

Open het juiste contact via Conversations in app.ldgns.be. In de rechterzijbalk open je Appointments via het kalendericoon en klik je op + Add of Add Appointment.

In de afspraakwidget kies je de kalender, titel, datum, tijdslot en meeting location. Na het boeken zie je de afspraak in het Appointments-paneel en verschijnt er ook een melding in de gesprekstijdlijn.

Vanuit hetzelfde paneel kan je de afspraak later verzetten of de status aanpassen naar bijvoorbeeld Cancelled of No show. Gebruik die statussen alleen wanneer de afspraakuitkomst echt klopt, omdat ze opvolging en opportunity-updates kunnen activeren.

Video-uitleg

Bekijk de walkthrough wanneer je wilt zien hoe je het Appointments-paneel opent, een afspraak boekt en nadien de afspraakstatus aanpast.

Stappenplan

Stap 1 - Open Appointments in het gesprek

Ga naar Conversations, open het juiste contact en klik rechts op het kalendericoon om Appointments te openen. Klik daarna op + Add bovenaan of op Add Appointment in het lege paneel.

Appointments paneel openen vanuit Conversations en Add Appointment kiezen — Open het Appointments-paneel vanuit de rechterzijbalk en start daar de nieuwe afspraak.

Stap 2 - Vul de afspraakwidget in

Kies eerst de juiste Calendar. Controleer daarna de Appointment title; je kan vaste tekst gebruiken of een contactwaarde zoals de naam van het contact laten invullen.

Kies bij Date & time een beschikbaar tijdslot via Default. Wil je bewust buiten de beschikbare kalenderinstellingen boeken, gebruik dan Custom en kies zelf de begin- en eindtijd.

Laat Meeting location meestal op Calendar default staan. Voeg alleen een custom meeting location toe wanneer deze specifieke afspraak een andere locatie of link nodig heeft. Klik daarna op Book appointment.

Book appointment venster met kalender titel datum tijdslot meeting location en Book appointment knop — Controleer kalender, titel, datum, tijdslot en meeting location voordat je boekt.

Boek bewust in de juiste kalender. De gekozen kalender bepaalt vaak welke reminders, opvolging en beschikbaarheid van toepassing zijn.

Stap 3 - Controleer of de afspraak geboekt is

Na het boeken staat de afspraak rechts in Upcoming. Je ziet de titel, het moment, de status, de meeting location en de kalender. In de gesprekstijdlijn verschijnt ook een systeemmelding dat de afspraak is aangemaakt.

Gesprekstijdlijn en Appointments paneel met geboekte afspraak — De afspraak verschijnt zowel in het Appointments-paneel als in de tijdlijn van het gesprek.

Stap 4 - Verzet de afspraak indien nodig

Open de afspraak via de drie puntjes of via Details en kies Edit. Pas bij Date & time de datum of het slot aan en klik op Save. Leadgains registreert daarna dat de afspraak is bijgewerkt.

Edit details paneel met datum en slotkeuze om een afspraak te verzetten — Kies een ander slot of gebruik Custom wanneer je bewust buiten de standaard slots werkt.

Stap 5 - Pas de afspraakstatus correct aan

Open de afspraakdetails en gebruik onderaan Status om de afspraak te markeren als Confirmed, Cancelled, Showed, No show of Invalid. Sla de wijziging op.

Statusmenu in afspraakdetails met Confirmed Cancelled Showed No show en Invalid — Gebruik de status die overeenkomt met wat er echt met de afspraak gebeurde.

Zet een afspraak alleen op Cancelled als de persoon heeft afgezegd. Zet een afspraak alleen op No show als de persoon op het afspraakmoment niet is komen opdagen.

Stap 6 - Let op automatische pipelinekoppeling en opvolging

Een statuswijziging kan zichtbaar worden in de tijdlijn. Zet je de afspraak op No show, dan verhuist de opportunity naar No Show. Annuleer je de afspraak, dan verhuist de opportunity naar Cancel. Andersom werkt dit ook: verplaats je de opportunity naar No Show of Cancel, dan wordt de gekoppelde afspraakstatus automatisch bijgewerkt.

Vanuit No Show of Cancel kan automatische opvolging starten om opnieuw een afspraak te boeken.

Gesprekstijdlijn met appointment update en automatisch no-show bericht — Controleer na een statuswijziging of de tijdlijn en eventuele opvolging logisch zijn.

Stap 7 - Gebruik dezelfde tab ook vanuit Contacts

Je kan dezelfde Appointments-informatie ook terugvinden via de contactfiche. Open het contact, ga naar de Appointments-tab en controleer daar de huidige en voorbije afspraken.

Veelvoorkomende problemen

Ik zie het Appointments-paneel niet.

Controleer of je in het gesprek van het juiste contact zit en klik rechts op het kalendericoon. Het paneel opent aan de rechterkant van Conversations.

Het gewenste tijdslot staat niet in de lijst.

Controleer eerst of de juiste kalender gekozen is. Staat het moment bewust buiten de beschikbaarheid, gebruik dan Custom om begin- en eindtijd zelf te kiezen.

Welke meeting location moet ik kiezen?

Gebruik normaal Calendar default. Kies alleen Custom wanneer deze afspraak een afwijkende locatie, link of adres nodig heeft.

Na No show kreeg het contact automatisch een bericht.

Dat kan normaal gedrag zijn wanneer de no-show-opvolging actief is. De afspraakstatus No show zet de opportunity ook naar No Show. Gebruik No show daarom alleen wanneer het contact echt niet is komen opdagen.

Ik wil na de afspraakwijziging ook automatische opvolging stoppen.

Een afspraakstatus wijzigen is niet hetzelfde als follow-up verwijderen. Wil je voorkomen dat het contact nog automatische opvolging of appointment reminders krijgt, gebruik dan de SOP Iemand uit de follow-up verwijderen.

Ik wil afspraken in bulk beheren of filteren.

Gebruik daarvoor de SOP Afspraken beheren met de lijstweergave. Deze pagina gaat specifiek over werken vanuit Conversations.