Opportunities & pipeline
Opportunities en pipeline beheren
Gebruik deze SOP om de pipeline correct te lezen, te begrijpen wat elke kolom betekent en een opportunity veilig naar de juiste stage of status te verplaatsen. Open de pagina via Opportunities in Leadgains.
Kort overzicht
Opportunities tonen waar leads zich bevinden in de opvolging. Je ziet bovenaan de actieve pipeline en daaronder de verschillende stages, van eerste interesse tot intake, no-show, cancel of DBR-opvolging.
Standaard toont het scherm de Open opportunities. Dat zijn leads die nog actief in de pipeline zitten. Opportunities met de status Lost worden niet altijd standaard getoond. Gebruik de filters en zoekbalk wanneer je een contact niet meteen terugvindt.
Een opportunitykaart kan je openen om de contactgegevens, opportunitynaam, pipeline, stage, status, waarde, eigenaar, followers en source te controleren of aan te passen. Na het opslaan kan het even duren voordat de kaart zichtbaar naar de nieuwe kolom verhuist.
Stappenplan
Stap 1 - Open Opportunities en controleer de pipeline
Open rechtstreeks Opportunities in app.ldgns.be, of klik links in Leadgains op Opportunities. Bovenaan kies je de pipeline. In de meeste accounts is er maar een pipeline actief.
Stap 2 - Lees de stages van links naar rechts
Elke kolom toont een fase in de opvolging. De belangrijkste betekenis per stage:
| Stage | Betekenis | Wanneer komt iemand hier? |
|---|---|---|
| Opt In | De persoon heeft interesse getoond in de service. | Bijvoorbeeld via database-reactivatie, advertenties of een organische aanvraag op de website. |
| Contact replied | De persoon heeft gereageerd op een bericht. | Interesse tonen is niet hetzelfde als reageren. Pas na een antwoord hoort de lead in deze stage. |
| Call before intake | Er is een afspraak gepland. | Gebruik deze kolom voor leads die al geboekt zijn, maar waarvan de intake nog moet plaatsvinden. |
| Intake | De afspraak is vandaag of is al geweest. | Op de afspraakdatum verschuift de lead naar deze kolom. |
| No Show | De persoon is niet komen opdagen. | Dit kan via de afspraakstatus No show of door de opportunity vanuit Intake naar No Show te zetten. |
| Cancel | De afspraak is geannuleerd. | Dit kan automatisch door AI of handmatig wanneer de afspraak in het systeem geannuleerd wordt. |
| DBR | De persoon kwam op intake, maar beslist nog niet definitief. | Gebruik dit bijvoorbeeld voor een 10-dagenpas of DBR-aanbod waarbij nog opvolging nodig is. |
Stap 3 - Open een opportunitykaart
Klik op een opportunitykaart om de details te openen. In het venster zie je de contactgegevens, opportunitynaam, pipeline, stage, status, waarde, owner, followers, source en tags. Controleer altijd eerst of je de juiste lead open hebt.
Stap 4 - Pas stage, status of details aan
Gebruik Stage om iemand naar een andere kolom te verplaatsen. Zet iemand bijvoorbeeld naar No Show als die niet kwam opdagen, of naar DBR als er na de intake nog opvolging nodig is.
Gebruik Status om de uitkomst vast te leggen. Zet de status op Won wanneer iemand start. Wanneer iemand niet start, sluit je de opportunity af met Lost.
Stap 5 - Controleer waarde, owner, followers en source
Vul Value aan wanneer je de verwachte waarde van het lidmaatschap of aanbod wilt opvolgen. Gebruik Owner wanneer een specifieke medewerker verantwoordelijk is voor de lead. Voeg Followers toe wanneer extra medewerkers de opvolging moeten kunnen volgen.
Source toont waar de persoon vandaan komt, bijvoorbeeld advertenties, website, chat widget, booking link of DBR. Pas dit alleen aan wanneer de bron fout of onvolledig is.
Stap 6 - Klik op Update en wacht kort
Klik rechtsonder op Update om de wijziging op te slaan. Daarna is de cirkel rond: de persoon is aangepast en hoort in de juiste stage of status te staan.
Stap 7 - Opportunity niet terugvinden? Controleer filters en zoekbalk
Soms vindt een coach een opportunity niet meteen terug. Dat gebeurt vaak omdat de lijst standaard alleen Open opportunities toont. Als iemand niet meer gereageerd heeft of heeft aangegeven geen interesse te hebben, kan de opportunity op Lost staan en daardoor uit de standaardweergave vallen.
Open Advanced Filters en controleer het filter op Status. Zet minstens Open en Lost aan wanneer je een contact zoekt dat niet in de gewone lijst verschijnt.
Gebruik daarna de zoekbalk om op naam te zoeken. Heb je de opportunity gevonden, open dan de kaart en zet de status opnieuw op Open wanneer de opvolging terug actief wordt. Plaats de opportunity daarna in de juiste stage met de stappen hierboven.
Controle achteraf
- De opportunity staat in de juiste stage.
- De status past bij de echte uitkomst: open, won of lost.
- No-show, cancel en DBR zijn alleen gebruikt wanneer die opvolging echt nodig is.
- Value, owner, followers en source zijn correct ingevuld wanneer je die velden gebruikt.
- Als je iemand niet terugvindt, is Lost mee aangezet in de statusfilter en is er gezocht via de zoekbalk.
- Na Update is de kaart niet dubbel aangepast omdat de verplaatsing even tijd nodig had.
Veelvoorkomende problemen
Wacht even en vernieuw daarna de pagina of lijst. Stagewijzigingen kunnen enkele momenten nodig hebben voordat ze visueel zichtbaar zijn.
Opt In betekent dat iemand interesse heeft getoond. Contact replied betekent dat de persoon ook echt op een bericht heeft gereageerd.
Gebruik No Show wanneer de persoon niet kwam opdagen. Dit kan ook automatisch gebeuren wanneer de afspraakstatus op no-show wordt gezet.
Gebruik Cancel wanneer de afspraak geannuleerd werd. Dit kan handmatig of automatisch gebeuren wanneer AI de afspraak annuleert.
Gebruik DBR wanneer iemand op intake kwam, maar nog niet zeker start, bijvoorbeeld bij een 10-dagenpas of DBR-aanbod.
Controleer eerst Advanced Filters. Standaard zie je de Open opportunities. Zet ook Lost aan en zoek daarna via Search Opportunities. Vind je de kaart terug en moet de lead opnieuw opgevolgd worden, zet de status terug op Open en kies de juiste stage.