Kalenderbeschikbaarheid en vooruit boeken instellen

Kort overzicht

De agent kan alleen tijdsloten voorstellen die binnen de regels van de gekozen kalender vallen. Die regels staan in Kalenderinstellingen in app.ldgns.be.

Beschikbaarheid bepaalt de vaste weekuren waarop de kalender boekbaar is.
Datum-specifieke uren overschrijven de gewone weekuren voor een specifieke datum.
Boekingsperiode bepaalt hoe ver vooruit iemand mag boeken. In het scherm heet dit veld Date Scopes.
Min, buffers, max. boekingen en Druk lijken kunnen tijdsloten ook verbergen.

Wil iemand boeken buiten de ingestelde boekingsperiode, dan mag de agent geen tijden aanbieden. Dat betekent niet dat de agenda later leeg is; die periode wordt gewoon nog niet vrijgegeven.

Stappenplan

Stap 1 - Open Kalenderinstellingen

Open Kalenderinstellingen en selecteer de kalender waarvoor je de wijzigingen wilt doorvoeren.

Gebruik je zowel leadgeneratie als database-reactivatie, controleer dan beide kalenders wanneer beide flows actief zijn. Elke agent gebruikt de regels van de kalender die aan die flow gekoppeld is.

Stap 2 - Open Beschikbaarheid

Klik in de kalender op de tab Beschikbaarheid. Zet per weekdag de uren aan waarop afspraken geboekt mogen worden.

Beschikbaarheidstab met wekelijkse beschikbare uren in de kalenderinstellingen — Open de tab **Beschikbaarheid** en controleer de wekelijkse beschikbare uren.

Gebruik Datum-specifieke uren voor uitzonderingen zoals feestdagen, verlof, extra openingsuren of tijdelijke sluitingen.

Beschikbaarheid-tab en knop Add Date specific hour voor datum-specifieke uren gemarkeerd — 1 staat voor de tab **Beschikbaarheid**. 2 is de knop **Add Date specific hour** waarmee je een uitzondering voor een specifieke datum toevoegt.

Wil je een dag tijdelijk uitbreiden, vul dan bij datum-specifieke uren de volledige gewenste beschikbaarheid voor die dag in. Niet alleen het extra stukje.

Stap 3 - Controleer Boekingsregels

Open Boekingsregels. De boekingsperiode bepaalt hoeveel dagen vooruit de kalender tijdsloten mag tonen. In het scherm heet dit veld Date Scopes. Staat dit te laag, dan ziet de agent geen tijden buiten die periode.

Boekingsregels met de tab en belangrijkste velden gemarkeerd — 1 open de tab **Boekingsregels**. 2 controleer de velden die bepalen wanneer en hoe ver vooruit afspraken boekbaar zijn.

Vergaderinterval: zet dit op minstens 30 minuten. Lager dan 30 minuten kan problemen geven voor de agent om afspraken correct te boeken.
Min: bepaalt hoe kort op voorhand iemand nog mag boeken. Een te hoge minimumwaarde verbergt nabije tijdsloten.
Date Scopes: bepaalt hoeveel dagen vooruit de kalender tijdsloten mag tonen.
Buffers: blokkeren tijd voor of na een afspraak, zodat afspraken niet te dicht op elkaar staan.
Max. boekingen per dag / per slot: beperken hoeveel afspraken op één dag of op hetzelfde tijdstip geboekt mogen worden.
Druk lijken: verbergt bewust een percentage beschikbare tijdsloten om de agenda drukker te laten lijken.

Stap 4 - Sla de wijziging op

Klik rechtsboven op Wijzigingen opslaan. Test daarna de bookingflow of vraag de agent opnieuw naar tijden in de periode die eerder niet beschikbaar leek.

Verhoog de boekingsperiode alleen bewust. Verder vooruit boeken geeft meer keuze, maar betekent ook dat agenda's, verlof en personeelsplanning verder vooruit correct bijgehouden moeten worden.

Veelvoorkomende problemen

De agent zegt dat er geen tijdsloten zijn voor een datum verder in de toekomst. Hoe kan dat?

Controleer eerst Boekingsregels en kijk naar de boekingsperiode (Date Scopes). Valt de gevraagde datum of periode buiten die periode, dan mag de agent daar geen tijden aanbieden.

Er zijn weekuren ingesteld, maar een bepaalde datum blijft niet boekbaar.

Controleer Datum-specifieke uren. Zodra er een datum-specifieke instelling bestaat, overschrijft die de gewone weekuren voor die datum.

Waarom verdwijnen sommige tijdsloten terwijl de dag openstaat?

Mogelijke oorzaken zijn Google Calendar-conflicten, blocked-off time, buffers, minimum vooraf boeken, max. boekingen per dag, max. boekingen per slot of Druk lijken.

Moet ik de boekingsperiode invullen?

Gebruik een bewuste waarde die past bij je planning. Wil je dat klanten of agents meer dan een maand vooruit boeken, zet de boekingsperiode (Date Scopes) dan hoog genoeg en zorg dat de agenda ook zo ver vooruit correct beheerd wordt.

Gelden wijzigingen meteen voor bestaande afspraken?

Nieuwe beschikbaarheidsregels bepalen vooral welke nieuwe tijdsloten boekbaar zijn. Bestaande afspraken blijven normaal staan. Controleer geplande afspraken apart als je openingsuren drastisch wijzigt.

Gerelateerde helpdocs

Google Calendar koppelen met Leadgains Controleer of externe agenda's correct meespelen in beschikbaarheid. Hele dag blokkeren in Google Calendar Voorkom dat verlof of sluitingsdagen toch boekbaar blijven. Afspraak maken vanuit de kalendertab Boek handmatig een afspraak wanneer je bewust buiten de standaardflow werkt.