Kalenderbeschikbaarheid en vooruit boeken instellen

Kort overzicht

De agent kan alleen afspraken boeken binnen de regels van de gekozen kalender. Die regels staan in Kalenderinstellingen in app.ldgns.be.

Beschikbaarheid bepaalt op welke dagen en uren de kalender boekbaar is.
Datum specifieke uren overschrijven de gewone weekuren voor die specifieke datum.
Date Scopes bepaalt hoe ver vooruit iemand mag boeken.
Min, buffers, max. boekingen en Druk lijken kunnen tijdsloten ook verbergen.

Als augustus buiten de ingestelde Date Scopes valt, kan de agent terecht zeggen dat er in augustus geen plaatsen zijn, ook wanneer er later in de agenda wel vrije momenten bestaan.

Stappenplan

Stap 1 - Open Kalenderinstellingen

Open Kalenderinstellingen en controleer dat je in de juiste account werkt. Zoek daarna de kalender die de agent gebruikt en klik op het potloodicoon om de kalender te bewerken.

Kalenderinstellingen in Fitnessgains Whatsapp met de kalenders Call Appointment Fitnessgains Kennismaking en Fitnessgains DBR — Open de juiste kalender vanuit de kalenderlijst.

Stap 2 - Controleer of je de juiste kalender bewerkt

In de editor zie je bovenaan de naam van de kalender. Controleer deze eerst, zeker wanneer er meerdere kalenders of kopieën bestaan. Pas daarna beschikbaarheid of boekingsregels aan.

Basisgegevens van de kalender Fitnessgains DBR met kalendernaam en custom URL — Controleer de kalendernaam voordat je regels wijzigt.

Stap 3 - Stel weekuren en datum-specifieke uren in

Open Beschikbaarheid. Zet per dag de uren aan waarop afspraken geboekt mogen worden. Gebruik Datum specifieke uren voor uitzonderingen zoals feestdagen, verlof, extra openingsuren of tijdelijke sluitingen.

Beschikbaarheidsscherm van Fitnessgains DBR met wekelijkse beschikbare uren — Weekuren zijn de basis; datum-specifieke uren overschrijven de basis voor gekozen datums.

Wil je een dag tijdelijk uitbreiden, vul dan bij datum-specifieke uren de volledige gewenste beschikbaarheid voor die dag in. Niet alleen het extra stukje.

Stap 4 - Stel in hoe ver vooruit geboekt mag worden

Open Boekingsregels. Gebruik Date Scopes om te bepalen hoeveel dagen vooruit de kalender tijdsloten mag tonen. Staat dit bijvoorbeeld te laag, dan ziet de agent geen tijden buiten die periode.

Controleer op hetzelfde scherm ook Min, buffers, Max. boekingen per Day, Max. boekingen per slot en Druk lijken. Deze instellingen kunnen ervoor zorgen dat minder tijdsloten zichtbaar zijn dan je verwacht.

Boekingsregels van Fitnessgains DBR met Date Scopes gemarkeerd — **Date Scopes** bepaalt hoe ver vooruit geboekt mag worden.

Stap 5 - Sla de wijziging op

Klik rechtsboven op Wijzigingen opslaan. Test daarna de bookingflow of vraag de agent opnieuw naar tijden in de periode die eerder niet beschikbaar leek.

Verhoog Date Scopes alleen bewust. Verder vooruit boeken geeft meer keuze, maar kan ook betekenen dat agenda's, verlof of personeelsplanning verder vooruit correct bijgehouden moeten worden.

Geen tijdsloten

Wanneer de agent geen plaatsen vindt, controleer je eerst deze instellingen op dezelfde kalender:

Date Scopes Beperkt hoeveel dagen vooruit iemand mag boeken. Dit is de eerste controle wanneer een latere maand ontbreekt.

Beschikbaarheid Controleer of de gewenste dag aanstaat en of de uren lang genoeg zijn voor de afspraakduur.

Datum specifieke uren Een uitzondering op een datum vervangt de gewone weekuren voor die datum.

Buffers en Min Minimum vooraf boeken en buffers kunnen vroege of aansluitende tijdsloten blokkeren.

Max. boekingen Daglimieten en slotlimieten kunnen een dag of tijdslot vol maken.

Druk lijken Deze instelling kan bewust een percentage beschikbare tijdsloten verbergen.

Veelvoorkomende problemen

De agent zegt dat er in augustus geen plaatsen zijn. Hoe kan dat?

Controleer eerst Boekingsregels en kijk naar Date Scopes. Deze instelling bepaalt hoeveel dagen vooruit de kalender tijdsloten mag tonen. Valt augustus buiten die periode, dan mag de agent daar geen tijden aanbieden.

Er zijn weekuren ingesteld, maar een bepaalde datum blijft niet boekbaar.

Controleer Datum specifieke uren. Zodra er een datum-specifieke instelling bestaat, overschrijft die de gewone weekuren voor die datum.

Waarom verdwijnen sommige tijdsloten terwijl de dag openstaat?

Mogelijke oorzaken zijn Google Calendar-conflicten, blocked-off time, buffers, minimum vooraf boeken, max. boekingen per dag, max. boekingen per slot of Druk lijken.

Moet ik Date Scopes leeg laten of invullen?

Gebruik een bewuste waarde die past bij je planning. Wil je dat klanten of agents meer dan een maand vooruit boeken, zet de waarde dan hoog genoeg en zorg dat de agenda ook zo ver vooruit correct beheerd wordt.

Gelden wijzigingen meteen voor bestaande afspraken?

Nieuwe beschikbaarheidsregels bepalen vooral welke nieuwe tijdsloten boekbaar zijn. Bestaande afspraken blijven normaal staan. Controleer geplande afspraken apart als je openingsuren drastisch wijzigt.

Gerelateerde helpdocs

Google Calendar koppelen met Leadgains Controleer of externe agenda's correct meespelen in beschikbaarheid. Hele dag blokkeren in Google Calendar Voorkom dat verlof of sluitingsdagen toch boekbaar blijven. Afspraak maken vanuit de kalendertab Boek handmatig een afspraak wanneer je bewust buiten de standaardflow werkt.