Calendars & afspraken

Handmatig een afspraak maken in Leadgains

Gebruik deze how-to om zelf een afspraak in te plannen voor een contact, bijvoorbeeld tijdens een gesprek, vanuit een contactfiche of rechtstreeks vanuit de kalender.

Gepubliceerd Laatst bijgewerkt: 20 mei 2026 Geschatte tijd: 7 minuten

Kort overzicht

Een afspraak kan handmatig worden ingepland wanneer je zelf een moment wilt vastleggen voor een lead, klant of teamlid. Dat is handig wanneer iemand telefonisch bevestigt, niet zelf via de booking link boekt, of wanneer je een afspraak meteen wilt vastzetten.

Je kunt de afspraak starten vanuit meerdere plekken in Leadgains. De invulvelden in de afspraakmodule blijven daarna grotendeels hetzelfde: je kiest een kalender, contact, datum, tijd en locatie, en slaat de afspraak op.

Benodigdheden

Toegang tot de juiste Leadgains-account.
Een bestaand contact waarvoor de afspraak gemaakt wordt.
Toegang tot de juiste kalender of team member calendar.
De gewenste datum, tijd, duur en locatie van de afspraak.
Een meeting link of adres wanneer je een aangepaste locatie gebruikt.

Controleer altijd of je in de juiste account en op de juiste kalender werkt. Een afspraak in de verkeerde kalender kan ervoor zorgen dat reminders, workflows of beschikbaarheid niet kloppen.

Stappenplan

Stap 1 - Kies waar je de afspraak start

Je kunt een afspraak op verschillende plaatsen starten. Gebruik Conversations in app.ldgns.be wanneer je al met een contact aan het chatten bent, Contacts in app.ldgns.be wanneer je vanuit de contactfiche werkt, of Calendars in app.ldgns.be wanneer je visueel een vrij moment wilt kiezen.

De schermen kunnen licht verschillen per startpunt. Zodra de afspraakmodule open is, zijn de belangrijkste stappen hetzelfde.

Stap 2 - Start vanuit Conversations

Ga naar Conversations, open het juiste contact en gebruik het kalendericoon in de zijbalk. Klik daarna op Book Appointment.

Afspraak maken vanuit Conversations — Gebruik Conversations wanneer je tijdens een gesprek meteen een afspraak wilt vastleggen.

Stap 3 - Start vanuit Contacts

Ga naar Contacts, open het juiste contact en kies de tab Appointments. Klik op + Add om een nieuwe afspraak toe te voegen.

Afspraak toevoegen vanuit de contactfiche — Gebruik Contacts wanneer je eerst de contactgegevens wilt controleren.

Stap 4 - Start vanuit Calendars

Ga naar Calendars en open Calendar View. Klik op + New of klik rechtstreeks op een tijdslot in de kalender.

Afspraak maken vanuit Calendar View — Gebruik Calendar View wanneer je meteen een vrij moment in de agenda wilt kiezen.

Stap 5 - Selecteer kalender en contact

Kies in de afspraakmodule welke kalender gebruikt moet worden. Controleer daarna of het juiste contact gekoppeld is aan de afspraak.

Kalender en contact selecteren in de afspraakmodule — Selecteer de juiste kalender en het juiste contact voordat je de details invult.

Stap 6 - Vul de afspraakdetails in

Vul een duidelijke titel in en kies datum, starttijd en eindtijd. Controleer ook de locatie. Gebruik een standaardlocatie wanneer die beschikbaar is, of kies een aangepaste locatie voor bijvoorbeeld een Zoom-link, Teams-link of fysiek adres.

Afspraakdetails invullen met datum tijd en locatie — Vul titel, datum, tijd en locatie in voor de afspraak.

Let extra op de tijdzone wanneer je contact of teamlid in een andere regio werkt. Leadgains toont tijdzone-informatie in de afspraakmodule.

Stap 7 - Blokkeer tijd indien nodig

Gebruik Blocked Off Time alleen wanneer je beschikbaarheid wilt blokkeren, bijvoorbeeld voor pauzes, training, verlof of intern overleg. Dit maakt geen klantafspraak aan, maar voorkomt wel dat nieuwe afspraken in die periode geboekt worden.

Blocked Off Time instellen in Leadgains — Blocked Off Time blokkeert nieuwe boekingen, maar verwijdert geen bestaande afspraken.

Stap 8 - Sla de afspraak op

Controleer alle gegevens nog een laatste keer en klik op Save of de relevante opslaanknop. De afspraak verschijnt daarna in de gekozen kalender en op de gekoppelde contactfiche.

Controle achteraf

Controleer of de afspraak zichtbaar is in Calendars.
Open de contactfiche en kijk of de afspraak bij Appointments staat.
Controleer of de juiste kalender en team member gekoppeld zijn.
Controleer datum, tijd, tijdzone en locatie.
Controleer bij testafspraken of eventuele reminders of workflows correct reageren.

Veelvoorkomende problemen

Ik zie de afspraak niet in de kalender.

Controleer of je de juiste kalender bekijkt en of er filters actief zijn in Calendar View. Kijk ook op de contactfiche bij Appointments.

De afspraak staat bij het verkeerde contact.

Open de afspraakdetails en controleer welk contact gekoppeld is. Maak de afspraak opnieuw wanneer de verkeerde contactfiche gebruikt werd.

Het gewenste tijdslot is niet beschikbaar.

Controleer de beschikbaarheid van de kalender, eventuele conflict calendars, bestaande afspraken, buffers en blocked-off time.

Kan ik een afspraak maken voor een andere medewerker?

Ja, zolang je toegang hebt tot de kalender van die medewerker. Kies in de afspraakmodule de juiste kalender of team member.

Verwijdert blocked-off time bestaande afspraken?

Nee. Blocked-off time voorkomt nieuwe boekingen in die periode, maar bestaande afspraken blijven staan.