Leadopvolging: timing en WhatsApp-berichten

Kort overzicht

Een lead kan binnenkomen via een formulier, advertentie of integratie. Leadgains kiest daarna de juiste taal en opvolging.

Nieuwe lead Eerste WhatsApp-template met keuze tussen WhatsApp en bellen.

Na ongeveer 31 min. Als er nog geen reactie is, volgt een korte check of het juiste nummer bereikt is.

D1 volgende dag Als er nog geen afspraak is, krijgt de lead een bericht met boekingsknop.

D2, 2 dagen later Een korte poging om opnieuw contact te krijgen.

D3, 3 dagen later Laatste zachte check. Daarna stopt de gewone leadopvolging.

WhatsApp-templates

Dit zijn de Nederlandstalige standaardtemplates uit het Fitnessgains WhatsApp-account. Per template zie je de naam, het type, de variabelen en eventuele knoppen.

Startbericht: WhatsApp of bellen?

Dit is het standaardbericht voor een nieuwe lead die mag kiezen hoe die verder geholpen wil worden.

Template: incoming_lead_whatsapp_or_call Type: Marketing Buttons: Liefst Whatsapp, Liever bellen

{{1}} = voornaam {{2}} = clubnaam

WhatsApp-template Leadgains

Hey {{1}}, bedankt voor je interesse! Onze headcoach belt je binnenkort op, tenzij je liever hier meteen via WhatsApp even afstemt? Wat past het best? Sportieve groet, {{2}} 💪11:48

Liefst Whatsapp

Liever bellen

Follow-up na ongeveer 31 minuten

Als de lead niet reageert, krijgt die een korte check. Er zitten geen knoppen in deze template.

Template: fu_31_min_no_answer Type: Marketing

{{1}} = voornaam

WhatsApp-template Leadgains

Dit is toch het nummer van {{1}}, of vergis ik me?12:20

D1: eerste opvolging met boekingsknop

D1 wordt de volgende dag rond 10:00 verstuurd wanneer er nog geen afspraak geboekt is.

Template: fu_contact_form_d1 Type: Marketing Button: Kies een moment

{{1}} = voornaam {{2}} = merknaam knop = calendar_id

WhatsApp-template Leadgains

Hi {{1}}, Superleuk dat je interesse hebt in {{2}} en onze programma's 💪 Ik zag alleen dat je nog geen afspraak hebt gemaakt bij ons. Heb je specifieke vragen voor je eerste afspraak? Laat het me gerust weten. Via onderstaande knop kun je ook makkelijk een tijdstip kiezen dat jou het beste uitkomt.10:00

Kies een moment

D2: tweede opvolging

D2 vertrekt 2 dagen na D1 wanneer de lead nog niet boekte of duidelijk reageerde. Er zitten geen knoppen in deze template.

Template: fu_contact_form_d2 Type: Marketing

WhatsApp-template Leadgains

Hey, ik heb je een paar keer proberen te bereiken, maar ik krijg je maar niet te pakken... Wanneer zou je even tijd hebben om te kijken of wij je kunnen helpen?10:00

D3: laatste check

D3 vertrekt 3 dagen na D2. Dit is de laatste gewone leadopvolging voordat de sequentie wordt afgerond.

Template: fu_contact_form_d3 Type: Marketing

{{1}} = voornaam

WhatsApp-template Leadgains

Dag {{1}}, moet ik nog rekening houden met je aanmelding?10:00

Verschil met SMS

De opvolging focust op WhatsApp. SMS wordt alleen gebruikt wanneer het contact via SMS opgevolgd moet worden of wanneer WhatsApp niet bruikbaar is voor dat contact.

Moment	Verschil bij SMS
Eerste bericht	De tekst vraagt dan naar “berichten of bellen” in plaats van “WhatsApp of bellen”.
D1	De boekingsknop wordt vervangen door een gewone boekingslink in de tekst.
D2 en D3	De tekst blijft inhoudelijk hetzelfde, maar interactieve WhatsApp-knoppen of media worden niet op dezelfde manier getoond.

Wanneer stopt de follow-up?

De leadopvolging is bedoeld voor mensen die nog geen duidelijk vervolg hebben. Zodra er genoeg duidelijkheid is, stopt Leadgains de gewone follow-up of neemt een andere flow over.

De lead boekt een afspraak

De gewone leadopvolging stopt. Daarna nemen afspraakbevestigingen en reminders over.

Het team klikt Remove Follow Up

Gebruik dit wanneer verdere opvolging niet meer nodig is. Zie ook Iemand uit de follow-up verwijderen.

De sequentie is volledig afgerond

Na D3 en de laatste wachttijd stopt de normale leadopvolging. De opportunity kan daarna automatisch als abandon worden afgehandeld.

De lead stuurt STOP of opt-out

Dan wordt dit als uitschrijving behandeld. Zie Wat gebeurt er bij STOP of DND?.

Waarom blijft iemand in follow-up?

Voor er opnieuw opvolging vertrekt, controleert Leadgains of iemand nog opgevolgd mag worden. Die check kijkt naar de gesprekshistoriek en beslist of de persoon in follow-up blijft of eruit moet.

Blijft meestal in follow-up

Er is nog geen antwoord om te beoordelen.
De lead nam niet op of reageerde niet inhoudelijk.
Er is geen duidelijke reden om te stoppen.
Iemand annuleerde zonder reden of met een tijdelijk probleem.

Gaat normaal uit follow-up

De lead zegt geen interesse te hebben.
De lead is geïrriteerd, verward of vraagt om later zelf contact op te nemen.
De lead kiest een andere club, vindt het te duur of te ver.
Vakantie, opname, werkverandering of andere context maakt opvolging niet zinvol.

Veelgestelde vragen

Wanneer wordt het volgende bericht uitgestuurd?

De D1-, D2- en D3-follow-upberichten worden telkens rond 10 uur 's ochtends uitgestuurd.

Wat als iemand antwoordt met “bel mij”?

Dan blijft de lead in de follow-up zodat de club ernaar kan bellen. Als de lead later alsnog op een WhatsApp-bericht reageert, kan die via daar nog altijd een afspraak boeken.