Conversations & opportunities
Opportunity beheren vanuit Conversations
Gebruik deze SOP wanneer je in een gesprek wilt controleren waar een lead in de pipeline zit, een opportunity wilt aanmaken of de uitkomst van een intake wilt registreren.
Kort overzicht
Een opportunity is de pipelinekaart van een lead. Ze toont in welke fase van de funnel iemand zit: van eerste interesse tot afspraak, intake, no-show, annulatie, DBR-opvolging of klant geworden.
Open het contact via Conversations in app.ldgns.be en klik rechts op het Opportunities-icoon. Vanuit dat paneel kan je de bestaande opportunity openen of via + Add een nieuwe opportunity aanmaken.
De eerste pipelinebewegingen gebeuren meestal automatisch. Vanaf de intake is het de verantwoordelijkheid van de club om de juiste uitkomst te registreren, bijvoorbeeld Won wanneer iemand klant wordt of Lost wanneer iemand niet start. Als een open lead voor het boeken van een afspraak niet meer reageert op follow-up, kan Leadgains die automatisch op Abandon zetten.
Video-uitleg
Bekijk de walkthrough wanneer je wilt zien hoe de pipeline, stages en opportunitystatussen samenhangen.
Stappenplan
Stap 1 - Open het Opportunities-paneel in Conversations
Ga naar Conversations, open het juiste contact en klik rechts op het Opportunities-icoon. Het paneel opent aan de rechterkant van het gesprek.
Stap 2 - Controleer of er al een opportunity bestaat
Staat er al een kaart in het paneel, open die dan en controleer eerst of de contactnaam, pipeline en stage kloppen. Maak alleen een nieuwe opportunity aan wanneer er nog geen juiste kaart bestaat of wanneer je bewust een nieuwe kans voor dezelfde persoon moet opvolgen.
Wanneer iemand via een advertentie, database-reactivatie of inkomend bericht in het systeem komt, maakt Leadgains meestal automatisch een opportunity aan. Voeg dus niet blind een extra kaart toe.
Stap 3 - Maak indien nodig een nieuwe opportunity aan
Klik in het Opportunities-paneel op + Add. Controleer het contact, geef de opportunity een duidelijke naam, kies de pipeline en selecteer daarna de juiste stage.
Stap 4 - Kies de juiste stage
Een stage duidt een moment in de funnel aan. Gebruik de stage niet als vrije notitie, maar als operationele status die opvolging en rapportage kan beinvloeden.
| Stage | Gebruik wanneer | Opvolging |
|---|---|---|
| Opt In | Iemand heeft interesse getoond, bijvoorbeeld via advertentie, website, chat of database-reactivatie. | Er kunnen berichten volgen om een afspraak te boeken. |
| Contact replied | De persoon heeft geantwoord op een uitgaand bericht. | Er kan verdere opvolging lopen richting afspraak. |
| Call before intake | Er staat een afspraak gepland in de toekomst. | Afspraakreminders kunnen actief zijn. |
| Intake | De afspraak is vandaag of is al geweest. | Vanaf hier beoordeelt de club de uitkomst. |
| No Show | De persoon kwam niet opdagen. | Werkt twee kanten op met de afspraakstatus. No show op de afspraak zet de opportunity naar No Show; de opportunity naar No Show zetten markeert de gekoppelde afspraak als No show. |
| Cancel | De afspraak werd geannuleerd. | Werkt twee kanten op met de afspraakstatus. De afspraak annuleren zet de opportunity naar Cancel; de opportunity naar Cancel zetten annuleert de gekoppelde afspraak. |
| DBR | De persoon kwam op intake, maar beslist nog niet definitief, bijvoorbeeld bij een 10-dagenpas. | Geen automatische berichten vanuit deze stage. Gebruik DBR om de lead bewust apart op te volgen. |
Stap 5 - Registreer de uitkomst met de status
De stage zegt waar iemand in de funnel zit. De status zegt wat de uitkomst van de opportunity is. Laat de status op Open zolang nog niet duidelijk is of iemand klant wordt.
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Open | Er is nog geen definitieve uitkomst. De persoon kan nog reageren, een afspraak boeken of klant worden. |
| Lost | De persoon is geen klant geworden. Gebruik dit na een intake of opvolging wanneer iemand niet start. |
| Won | De persoon is klant geworden. Gebruik dit zodra de lead effectief start of lid wordt. |
| Abandon | De lead is open gebleven, heeft nog geen afspraak geboekt en reageert na een bepaalde periode niet meer op follow-upberichten. Leadgains zet zo'n opportunity normaal automatisch op Abandon. |
Stap 6 - Vul waarde, owner of source alleen aan wanneer nodig
Voeg bij Value de verwachte waarde toe wanneer je die wilt rapporteren, bijvoorbeeld de waarde van een jaarabonnement. Kies een Owner als een specifieke coach of medewerker verantwoordelijk is voor de lead.
Source kan aangeven waar de lead vandaan kwam, bijvoorbeeld advertentie, website, chat of database-reactivatie. Pas dit alleen aan wanneer de bron fout of onvolledig is.
Stap 7 - Sla op en controleer de tijdlijn
Klik op Create bij een nieuwe opportunity of op Update wanneer je een bestaande opportunity aanpast. Controleer daarna in de tijdlijn of de wijziging logisch geregistreerd is.
Stap 8 - Gebruik de Opportunities-tab voor volledig overzicht
Wil je alle leads per stage zien, open dan de SOP over Opportunities en pipeline beheren. Die pagina gaat over het volledige pipelinebord. Deze SOP gaat specifiek over werken vanuit een gesprek in Conversations.
Veelvoorkomende problemen
Een afspraak is het concrete moment waarop iemand langskomt of gebeld wordt. Een opportunity is de pipelinekaart waarmee Leadgains opvolgt waar de lead in de funnel zit en wat de uiteindelijke uitkomst is.
Nee. Bij nieuwe leads wordt de opportunity meestal automatisch aangemaakt. Maak alleen manueel een opportunity aan wanneer er nog geen juiste kaart bestaat of wanneer je bewust een nieuwe kans wilt opvolgen.
Zet de status op Won wanneer de lead effectief klant of lid geworden is. Voeg eventueel ook de waarde van het abonnement toe.
Zet de status op Lost wanneer na intake of opvolging duidelijk is dat de persoon niet start. Abandon is bedoeld voor open leads die voor het boeken van een afspraak niet meer reageren en wordt normaal automatisch gezet.
Abandon betekent dat een open lead niet tot een afspraak is gekomen binnen de opvolgperiode. De lead reageert niet meer op de follow-upberichten, waardoor Leadgains de opportunity automatisch met status Abandon afsluit.
Dat kan normaal gedrag zijn. De stages No Show en Cancel kunnen opvolging starten om opnieuw een afspraak te boeken. Ze werken ook twee kanten op met de afspraakstatus: een No show of annulatie op de afspraak zet de opportunity in dezelfde stage, en de opportunity naar No Show of Cancel zetten werkt de gekoppelde afspraakstatus bij.
Controleer of je het juiste contact hebt geopend. Blijft de melding staan, dan ontbreken waarschijnlijk de rechten om opportunities te beheren in dit account. Vraag een beheerder om dit te controleren.