Afspraken & WhatsApp
Afspraakherinneringen: timing en WhatsApp-berichten
Wanneer een afspraak bevestigd is, stuurt Leadgains automatisch reminders voor het bezoek. Hieronder zie je wanneer welk bericht vertrekt, hoe de Nederlandstalige WhatsApp-berichten eruitzien en wanneer de herinneringen stoppen.
Kort overzicht
De afspraakherinneringen starten zodra een afspraak bevestigd is. De berichten helpen de lead zich voor te bereiden en verminderen de kans op no-shows.
WhatsApp-berichten
Dit zijn de Nederlandstalige standaardberichten voor afspraakherinneringen. De exacte clubnaam, het afspraakuur, het adres en de medewerker worden automatisch ingevuld.
48 uur vooraf: voorbereiding
Dit bericht vertrekt ongeveer twee dagen voor de afspraak. De lead krijgt alvast een link met meer informatie over de club.
24 uur vooraf: bevestiging voor morgen
Dit bericht bevestigt het afspraakuur en toont het adres, zodat de lead de praktische informatie direct bij de hand heeft.
1 uur vooraf: korte reminder
Dit is bewust kort. De lead weet al waar en wanneer de afspraak is, dus de laatste reminder houdt het laagdrempelig.
Verschil met SMS
De standaardopvolging gebruikt WhatsApp. SMS wordt gebruikt wanneer een contact via SMS opgevolgd moet worden of wanneer WhatsApp niet geleverd kan worden.
| Moment | Verschil bij SMS |
|---|---|
| 48 uur vooraf | De inhoud blijft gericht op voorbereiding en clubinformatie. De link staat dan als gewone tekst in het bericht. |
| 24 uur vooraf | Het afspraakuur en adres blijven de belangrijkste informatie. |
| 1 uur vooraf | De SMS-versie kan het adres nog eens herhalen. De WhatsApp-versie is korter. |
Wanneer stoppen afspraakherinneringen?
Afspraakherinneringen zijn alleen bedoeld voor een afspraak die nog doorgaat. Zodra de afspraakstatus of opvolging verandert, hoort de remindersequentie te stoppen.
De gewone reminders stoppen. Daarna kan de cancel follow-up overnemen om een nieuw moment te zoeken.
De reminders horen mee te verschuiven naar het nieuwe afspraakmoment.
Gebruik dit wanneer verdere automatische opvolging niet meer gewenst is. Zie ook Iemand uit de follow-up verwijderen.
Dan wordt dit als uitschrijving behandeld. Zie Wat gebeurt er bij STOP of DND?.
Waarom krijgt iemand afspraakherinneringen?
De afspraakherinneringen kijken naar de afspraakstatus. Als de afspraak nog als bevestigd staat, kan Leadgains de reminders blijven sturen, ook wanneer iemand in een gesprek aangeeft dat het misschien niet lukt.
Krijgt normaal reminders
- De afspraak staat nog bevestigd.
- Er is nog geen annulering of verplaatsing verwerkt.
- Het contact is niet uit de opvolging gehaald.
- De lead heeft geen STOP of opt-out gestuurd.
Hoort geen reminders meer te krijgen
- De afspraak is geannuleerd.
- De afspraak is naar een ander moment verplaatst.
- Het team heeft de automatische opvolging gestopt.
- De lead wil niet meer gecontacteerd worden.
Veelgestelde vragen
Meestal staat de afspraak dan nog als bevestigd. Zet de afspraak op geannuleerd, verplaats de afspraak naar een nieuw moment of verwijder het contact uit de automatische opvolging.
Dan is de clubinformatie-link waarschijnlijk niet of niet correct ingesteld. Vraag Leadgains om die instelling voor de club na te kijken.
De laatste reminder wordt rond een uur voor de afspraak gepland. In de praktijk kan die enkele minuten vroeger vertrekken, zodat het bericht nog op tijd aankomt.
Gerelateerde helpdocs
Gebruik deze helpdoc wanneer je zelf een afspraak voor een contact wil inplannen.
Wat er gebeurt nadat een afspraak geannuleerd wordt.
Wat er gebeurt wanneer iemand niet komt opdagen.
Hoe je automatische opvolging handmatig stopzet.