Configurer la disponibilité du calendrier et la réservation à l'avance

Bref aperçu

L'agent ne peut prendre des rendez-vous que dans les règles du calendrier choisi. Ces règles sont là Paramètres du calendrier dans app.ldgns.be.

Disponibilité détermine les jours et les heures auxquels le calendrier peut être réservé.
Heures spécifiques à une date remplacer les heures hebdomadaires normales pour cette date spécifique.
Portées des dates détermine combien de temps à l’avance quelqu’un peut réserver.
Min., tampons, réservations maximales et Semble occupé peut également masquer des plages horaires.

Si août est en dehors du set Portées des dates tombe, l'agent peut à juste titre dire qu'il n'y a pas de places en août, même s'il y a des moments libres plus tard dans l'agenda.

Plan étape par étape

Étape 1 - Ouvrir les paramètres du calendrier

Ouvert Paramètres du calendrier et vérifiez que vous travaillez dans le bon compte. Recherchez ensuite le calendrier utilisé par l'agent et cliquez sur l'icône en forme de crayon pour modifier le calendrier.

Paramètres du calendrier dans Fitnessgains Whatsapp avec les calendriers Call Appointment Fitnessgains Kennismaking et Fitnessgains DBR — Ouvrez le calendrier approprié dans la liste des calendriers.

Étape 2: Assurez-vous que vous modifiez le bon calendrier

Dans l'éditeur, vous verrez le nom du calendrier en haut. Vérifiez-les d'abord, surtout s'il existe plusieurs calendriers ou copies. Ajustez ensuite la disponibilité ou les règles de réservation.

Données de base du calendrier Fitnessgains DBR avec le nom du calendrier et l'URL personnalisée — Vérifiez le nom du calendrier avant de modifier les règles.

Étape 3 - Définir les heures hebdomadaires et les heures spécifiques à une date

Ouvert Disponibilité. Définissez chaque jour les heures pendant lesquelles les rendez-vous peuvent être réservés. Utiliser Heures spécifiques à une date pour des exceptions telles que les jours fériés, les congés, les heures d'ouverture supplémentaires ou les fermetures temporaires.

Écran de disponibilité de Fitnessgains DBR avec les heures disponibles hebdomadaires — Les horaires hebdomadaires constituent la base; Les heures spécifiques à une date remplacent la base des dates choisies.

Si vous souhaitez prolonger temporairement une journée, saisissez la disponibilité complète souhaitée pour cette journée sous les heures spécifiques à la date. Pas seulement le petit plus.

Étape 4: Définissez combien de temps à l'avance les réservations peuvent être effectuées

Ouvert Règles de réservation. Utiliser Portées des dates pour déterminer combien de jours à l'avance le calendrier peut afficher les plages horaires. Par exemple, si celui-ci est trop bas, l’agent ne verra pas les heures en dehors de cette période.

Vérifiez également sur le même écran Min., tampons, Max. réservations par jour, Max. réservations par serrure et Semble occupé. Ces paramètres peuvent garantir que moins de plages horaires sont visibles que prévu.

Règles de réservation de Fitnessgains DBR avec Date Scopes mis en évidence — **Portées des dates** détermine combien de temps à l’avance les réservations peuvent être effectuées.

Étape 5 - Enregistrez la modification

Cliquez en haut à droite Enregistrer les modifications. Testez ensuite le flux de réservation ou demandez à nouveau à l'agent les heures de la période qui semblaient auparavant indisponibles.

Augmentation Portées des dates seulement consciemment. Réservation plus à l'avance donne plus de choix, mais peut également signifier que les agendas, les congés ou la planification du personnel doivent être correctement gérés plus à l'avance.

Pas de plages horaires

Si l'agent ne trouve pas de lieux, vérifiez d'abord ces paramètres sur le même calendrier:

Portées des dates Limité au nombre de jours à l'avance qu'une personne peut réserver. Il s'agit du premier contrôle s'il manque un mois ultérieur.

Disponibilité Vérifiez que le jour souhaité est sélectionné et que les horaires sont suffisamment longs pour la durée du rendez-vous.

Heures spécifiques à une date Une exception à une date remplace les heures hebdomadaires normales pour cette date.

Tampons et Min Les réservations minimales à l'avance et les tampons peuvent bloquer des plages horaires anticipées ou ultérieures.

Max. réservations Les limites quotidiennes et les limites de créneaux peuvent remplir un créneau journalier ou horaire.

Semble occupé Ce paramètre peut délibérément masquer un pourcentage de plages horaires disponibles.

Problèmes courants

L'agent dit qu'il n'y a pas de places en août. Comment est-ce possible?

Vérifiez d'abord Règles de réservation et regarde Portées des dates. Ce paramètre détermine combien de jours à l'avance le calendrier peut afficher les plages horaires. Si le mois d'août tombe en dehors de cette période, l'agent ne peut pas y proposer d'horaires.

Des horaires hebdomadaires ont été fixés, mais une date précise reste impossible à réserver.

Vérifier Heures spécifiques à une date. Une fois qu'un paramètre spécifique à une date existe, il remplacera les heures normales de la semaine pour cette date.

Pourquoi certaines plages horaires disparaissent alors que la journée est ouverte?

Les causes possibles sont les conflits Google Calendar, le temps bloqué, les tampons, la pré-réservation minimum, le temps max. réservations par jour, max. réservations par créneau ou Semble occupé.

Dois-je laisser les champs de date vides ou les remplir?

Utilisez une valeur consciente qui correspond à votre planification. Si vous souhaitez que les clients ou les agents réservent plus d'un mois à l'avance, fixez une valeur suffisamment élevée et assurez-vous que l'agenda est géré correctement aussi longtemps à l'avance.

Les modifications s’appliquent-elles immédiatement aux accords existants?

Les nouvelles règles de disponibilité déterminent principalement quelles nouvelles plages horaires peuvent être réservées. Les accords existants resteront en vigueur normalement. Vérifiez les rendez-vous prévus séparément si vos heures d'ouverture changent radicalement.

Documents d'aide associés

Couplage de Google Calendar avec Leadgains Vérifiez si les calendriers externes prennent correctement en compte la disponibilité. Bloquer toute la journée dans Google Calendar Empêchez les jours de congé ou de fermeture de rester réservables. Prendre rendez-vous depuis l'onglet calendrier Prenez rendez-vous manuellement lorsque vous travaillez délibérément en dehors du flux standard.