Configurer la disponibilité du calendrier et la réservation à l'avance

Bref aperçu

L'agent ne peut proposer que des créneaux qui respectent les règles du calendrier choisi. Ces règles se trouvent dans les paramètres du calendrier dans app.ldgns.be.

Disponibilité définit les heures hebdomadaires normales pendant lesquelles le calendrier est réservable.
Heures spécifiques à une date remplacent les heures hebdomadaires normales pour une date précise.
Fenêtre de réservation définit jusqu'à combien de jours à l'avance une personne peut réserver. Dans l'écran, ce champ s'appelle Date Scopes.
Min., tampons, réservations maximales et Semble occupé peuvent également masquer des créneaux.

Si quelqu'un veut réserver en dehors de la fenêtre de réservation configurée, l'agent ne peut pas proposer d'horaires. Cela ne signifie pas que l'agenda est vide plus tard; cette période n'est simplement pas encore ouverte à la réservation.

Plan étape par étape

Étape 1 - Ouvrir les paramètres du calendrier

Ouvrez les paramètres du calendrier et sélectionnez le calendrier à modifier.

Si vous utilisez à la fois la génération de leads et la réactivation de base de données, contrôlez les deux calendriers lorsque les deux flux sont actifs. Chaque agent suit les règles du calendrier lié à son flux.

Étape 2 - Ouvrir Disponibilité

Cliquez sur l'onglet Disponibilité dans le calendrier. Définissez par jour les heures pendant lesquelles les rendez-vous peuvent être réservés.

Onglet Disponibilité avec les heures disponibles hebdomadaires — Ouvrez l'onglet **Disponibilité** et vérifiez les heures disponibles hebdomadaires.

Utilisez Heures spécifiques à une date pour les exceptions comme les jours fériés, les congés, les heures d'ouverture supplémentaires ou les fermetures temporaires.

Onglet disponibilité et bouton Add Date specific hour pour les heures spécifiques à une date mis en évidence — 1 indique l'onglet **Disponibilité**. 2 indique le bouton **Add Date specific hour** pour ajouter une exception à une date précise.

Si vous souhaitez prolonger temporairement une journée, saisissez la disponibilité complète souhaitée pour cette journée sous les heures spécifiques à la date. Pas seulement le petit plus.

Étape 3 - Vérifier les règles de réservation

Ouvrez les règles de réservation. Le champ Date Scopes correspond à la fenêtre de réservation: le nombre de jours à l'avance pendant lesquels le calendrier peut afficher des créneaux. Si cette valeur est trop basse, l'agent ne verra pas les horaires en dehors de cette période.

Règles de réservation avec l'onglet et les principaux champs mis en évidence — 1 ouvrez l'onglet **règles de réservation**. 2 vérifiez les champs qui déterminent quand et jusqu'où les rendez-vous peuvent être réservés.

Intervalle de réunion: définissez au moins 30 minutes. Une valeur plus basse peut créer des problèmes lorsque l'agent réserve correctement les rendez-vous.
Min.: définit à quel délai minimum une personne peut encore réserver. Une valeur trop élevée masque les créneaux proches.
Date Scopes: définit combien de jours à l'avance le calendrier peut afficher des créneaux.
Tampons: bloquent du temps avant ou après un rendez-vous.
Max. réservations par jour / par créneau: limitent le nombre de rendez-vous par jour ou au même moment.
Semble occupé: masque volontairement un pourcentage de créneaux disponibles.

Étape 4 - Enregistrez la modification

Cliquez en haut à droite Enregistrer les modifications. Testez ensuite le flux de réservation ou demandez à nouveau à l'agent les heures de la période qui semblaient auparavant indisponibles.

Augmentez la fenêtre de réservation uniquement de manière consciente. Réserver plus à l'avance donne plus de choix, mais exige aussi que les agendas, congés et plannings soient tenus à jour plus loin dans le futur.

Problèmes courants

L'agent dit qu'il n'y a pas de créneaux pour une date plus éloignée. Comment est-ce possible?

Vérifiez d'abord les règles de réservation et le champ Date Scopes. Ce champ définit la fenêtre de réservation. Si la date ou la période demandée se trouve en dehors de cette fenêtre, l'agent ne peut pas proposer d'horaires.

Des horaires hebdomadaires ont été fixés, mais une date précise reste impossible à réserver.

Vérifier Heures spécifiques à une date. Une fois qu'un paramètre spécifique à une date existe, il remplacera les heures normales de la semaine pour cette date.

Pourquoi certaines plages horaires disparaissent alors que la journée est ouverte?

Les causes possibles sont les conflits Google Calendar, le temps bloqué, les tampons, la pré-réservation minimum, le temps max. réservations par jour, max. réservations par créneau ou Semble occupé.

Dois-je remplir la fenêtre de réservation?

Utilisez une valeur réfléchie qui correspond à votre planning. Si les clients ou les agents doivent réserver plus d'un mois à l'avance, définissez Date Scopes assez haut et assurez-vous que l'agenda est correctement géré aussi loin dans le futur.

Les modifications s’appliquent-elles immédiatement aux accords existants?

Les nouvelles règles de disponibilité déterminent principalement quelles nouvelles plages horaires peuvent être réservées. Les accords existants resteront en vigueur normalement. Vérifiez les rendez-vous prévus séparément si vos heures d'ouverture changent radicalement.

Documents d'aide associés

Couplage de Google Calendar avec Leadgains Vérifiez si les calendriers externes prennent correctement en compte la disponibilité. Bloquer toute la journée dans Google Calendar Empêchez les jours de congé ou de fermeture de rester réservables. Prendre rendez-vous depuis l'onglet calendrier Prenez rendez-vous manuellement lorsque vous travaillez délibérément en dehors du flux standard.