Je wallet opladen en je factuurgegevens invullen

Kort overzicht

Je wallet is een vooraf betaald saldo voor diensten die op verbruik worden aangerekend. Opladen gebeurt via de standaard betaalkaart van je account.

Hou rekening met btw. Het oplaadbedrag is exclusief toepasselijke btw. De btw komt boven op dat bedrag en wordt geen extra wallettegoed. Je factuurgegevens bepalen mee welke fiscale behandeling geldt.

Rekenvoorbeeld bij 21% btw

$50 wallettegoed + $10,50 btw = $60,50 te betalen.

Dit voorbeeld is in USD. Controleer de toepasselijke btw en het totaal voordat je betaalt.

Video-uitleg

Bekijk in ongeveer anderhalve minuut hoe je saldo toevoegt en automatisch opladen instelt. De video is in het Nederlands.

Open de video in Loom

Controleer vóór je betaalt eerst je bedrijfsnaam, factuuradres en btw-nummer via stap 1 tot en met 4 hieronder. Die controle wordt in de video niet uitgewerkt.

Voor je begint

Deze handleiding is bedoeld voor de eigenaar of beheerder die toegang heeft tot de facturering van de club. Hou je officiële bedrijfsnaam, volledig factuuradres en btw-nummer bij de hand, samen met een geldige betaalkaart.

Vul eerst je factuurgegevens in

Stap 1 — Open de facturering van jouw club

Open Leadgains

Log in als dat gevraagd wordt. Controleer linksboven de clubnaam (1). Klik op die naam om een andere club te kiezen.
Klik linksonder op Instellingen. Klik daarna in het linkermenu op Facturering (2).
Klik bovenaan op het tabblad Betalingen (3). Je ziet nu de blokken voor je betaalkaart, btw-nummer en bedrijfsgegevens.

Navigatie in het voorbeeldaccount: 1 juiste club, 2 Facturering in het linkermenu, 3 Betalingen bovenaan — 1: controleer je club. 2: open Facturering. 3: kies Betalingen. Dit is ons interne voorbeeldaccount; bij jou staat de naam van je eigen club.

Staat je account in het Engels? Volg dan Settings → Billing → Payments. Zie je Facturering niet, laat de eigenaar of beheerder dit openen.

Stap 2 — Controleer je bedrijfsnaam en factuuradres

Zoek het blok Details billing op de pagina Betalingen. Daar staan de bedrijfsnaam en het adres die op je facturen worden gebruikt. Klik op het potlood rechtsboven in dat blok. Het onderstaande formulier opent.

Bewerkformulier met 1 bedrijfsnaam, 2 land, 3 straat en huisnummer, 4 postcode, 5 gemeente en 6 Opslaan — De grijze vlakken schermen onze voorbeeldgegevens af. Controleer in jouw account de velden met de groene nummers.

1 — Volledige naam: de officiële bedrijfsnaam die op de factuur moet staan. Dat kan een andere naam zijn dan de naam van je club.
2 — Land of regio: het land van je factuuradres.
3 — Adresregel 1: straat en huisnummer. Adresregel 2 is alleen nodig voor een extra adresgegeven.
4 — Postcode en 5 — Stad: de postcode en gemeente van je factuuradres.

Pas onjuiste gegevens aan en klik op Opslaan (6). Controleer daarna in Details billing of de naam en het adres juist worden weergegeven. Kun je een gegeven niet aanpassen, laat Leadgains Support dit controleren vóór je oplaadt.

Het facturatie-e-mailadres kun je in dit adresformulier niet aanpassen. Wil je dat wijzigen, neem dan contact op met Leadgains Support.

Stap 3 — Controleer je btw-nummer

Zoek op dezelfde pagina het blok Details Tax. Een Tax Id is een belastingnummer; voor een bedrijf met een btw-nummer bedoelen we hier dat btw-nummer. Staat je juiste nummer al in dit blok, dan hoef je het niet opnieuw toe te voegen.

Ontbreekt het nummer? Klik op het potlood bij Details Tax, ook herkenbaar als Je Tax Details. Vul het formulier als volgt in:

Tax Id Type (1): kies EU_VAT voor een Belgisch of Nederlands btw-nummer.
Belasting-id (2): vul je eigen volledige btw-nummer in, inclusief BE of NL. Neem de voorbeeldtekst in het lege invoerveld niet over.
Heb je een btw-nummer? Laat Ik heb geen Tax Id (3) dan uitgevinkt.
Klik op Opslaan (4). Controleer daarna of je nummer bij Details Tax wordt weergegeven.

Echt btw-formulier: 1 EU_VAT, 2 eigen btw-nummer invullen, 3 geen Tax Id uit laten staan, 4 Opslaan — 1: kies EU_VAT. 2: vul je eigen nummer in. 3: laat dit vakje leeg als je een btw-nummer hebt. 4: sla op. In dit voorbeeld is geen nummer ingevuld of opgeslagen.

Wat betekent die vreemde tekst onder het vinkje? GHL gebruikt hier een onhandige Nederlandse vertaling. Het vakje is bedoeld om te verklaren dat je géén belastingnummer hebt en daar niet meer om gevraagd wilt worden. Je hoeft het niet aan te vinken om je btw-nummer op te slaan. Gebruik het alleen als je bedrijf echt geen btw-nummer heeft; vraag Support om hulp als je twijfelt.

Krijg je de melding dat het nummer al bestaat? Voeg het niet nog eens toe en verwijder het bestaande nummer niet. Laat Leadgains Support de koppeling controleren voordat je betaalt.

Stap 4 — Controleer de betaalkaart

Kijk op de pagina Betalingen bij Method. Controleer de laatste cijfers en de vervaldatum van je betaalkaart. Dit is de kaart die bij het opladen wordt gebruikt. Werk een verlopen of verkeerde kaart eerst bij. Is er nog geen betaalkaart gekoppeld? Voeg die eerst toe via Betalingen, of vul je kaartgegevens in als het oplaadvenster daarom vraagt. Controleer het bedrag voordat je de betaling bevestigt.

Laad je wallet op

Stap 5 — Open je wallet

Klik bovenaan op Wallet & Sales (1). Klik in het menu dat daar verschijnt op Portemonnee & Opwaarderen (2). Hier zie je je huidige saldo en de knop Saldo toevoegen (3). Afhankelijk van je schermversie kan het bovenste tabblad Wallet & Transactions heten.

Wallet met navigatie: 1 Wallet & Sales, 2 Portemonnee & Opwaarderen, 3 Saldo toevoegen — 1: open Wallet & Sales. 2: kies Portemonnee & Opwaarderen. 3: klik op Saldo toevoegen. Het getoonde saldo hoort bij ons voorbeeldaccount.

Stap 6 — Kies het bedrag en bevestig

Klik op Saldo toevoegen of + Toevoegen. Vul het gewenste bedrag in Amerikaanse dollars (USD) in. Controleer de toepasselijke btw en het te betalen totaal voordat je bevestigt. Is het btw-bedrag of totaal onduidelijk, laat dit eerst door Support controleren.

Oplaadvenster: 1 bedrag aan wallettegoed, 2 Toevoegen bevestigt de betaling — 1: vul je gewenste wallettegoed in. 2: Toevoegen bevestigt de afschrijving van je standaardkaart. We laten het bedrag in dit voorbeeld leeg; er is geen betaling uitgevoerd.

Klik pas daarna op Toevoegen. Rond een eventuele kaartcontrole af. Controleer vervolgens of je walletsaldo is verhoogd.

Automatisch opladen

Onder Portemonnee & Opwaarderen vind je Automatisch opladen. Het Oplaadbedrag is het bedrag dat wordt toegevoegd; de Lage saldolimiet bepaalt wanneer dat gebeurt.

Voorbeeld: met een oplaadbedrag van 50 USD en een saldolimiet van 10 USD wordt 50 USD aan tegoed toegevoegd zodra je saldo onder 10 USD zakt. Hou ook bij automatische opladingen rekening met de toepasselijke btw boven op het tegoed.

Controle achteraf

Controleer het nieuwe saldo en de oplaadgeschiedenis. Kijk bij Betalingen → Facturen of de bijbehorende factuur beschikbaar is. Controleer vóór je die aan je boekhouder bezorgt de bedrijfsnaam, het factuuradres, het btw-nummer, de munt en de btw.

Een kaartafschrijving of betaalbewijs vervangt die controle niet. Ontbreekt een factuur of klopt er iets niet, vraag Leadgains Support om de juiste factuur. Ga er niet van uit dat een wijziging aan je gegevens een bestaande factuur automatisch aanpast.

Veelgestelde vragen

Waarom staat mijn wallet in US$?

Het systeem ondersteunt momenteel uitsluitend walletopladingen in Amerikaanse dollars (USD/US$). Ook je walletsaldo, automatische oplaadbedrag en saldolimiet zijn in USD. Rechtstreeks opladen in euro is momenteel niet mogelijk.

Ik zie Facturering niet.

Laat de eigenaar of beheerder de facturering openen of neem contact op met Leadgains Support.

Mijn btw-nummer staat ingevuld. Betaal ik dan geen btw?

Een ingevuld btw-nummer geeft op zichzelf geen uitsluitsel over de btw. Laat bij twijfel je factuurgegevens en fiscale behandeling controleren.

Mijn btw-nummer ontbreekt, maar bij opslaan staat dat het al bestaat.

Laat Leadgains Support het bestaande nummer en je factuurgegevens controleren. Verwijder het bestaande nummer niet om het opnieuw toe te voegen en vink niet aan dat je geen Tax Id hebt als je bedrijf er wel een heeft.

De betaling is geweigerd.

Controleer je kaart, beschikbare limiet en eventuele bankbevestiging. Is er al een afschrijving maar geen hoger saldo, neem dan contact op met Support voordat je opnieuw betaalt.

Ik ontving geen factuur per e-mail.

Kijk eerst bij Betalingen → Facturen. Automatische verzending mag je niet veronderstellen; vraag Support om hulp als de factuur ontbreekt.